1С:БУХГАЛТЕРИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ. УЧЕБНОЕ ЗАВЕДЕНИЕ — Подробное описание

Прикладное решение «1С: Бухгалтерия государственного предприятия. Учебное заведение» предназначено для автоматизации бухгалтерского и налогового учета государственных предприятий (как казенных, так и основанных на праве хозяйственного ведения), работающих в сфере предоставления образовательных услуг, а также учета средств, выделенных из бюджета на выполнение государственного заказа в разрезе кодов бюджетной классификации расходов (источников финансирования, функциональной и экономической классификации расходов). В прикладном решении реализован учет студентов учебного заведения, учет различных кадровых изменений, назначений льгот и стипендий. Реализованы возможности ведения учета расчетов со студентами по оплате за обучение и по выплатам стипендий, контроль расчетов оплаты и стипендий.

Программный продукт предоставляет средства автоматизации работы отдела государственных закупок: от подачи заявок подразделений организации на приобретение ТМЗ (работ/услуг) и проведения конкурсов, до регистрации договоров с поставщиками и контроля исполнения обязательств по ним. В состав решения включен комплект форм регламентированных отчетов, утвержденных Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 30 декабря 2008 года № 647 «Об утверждении Правил сбора, обобщения и анализа отчетности с учетом информации об объемах казахстанского содержания при закупках товаров, работ, услуг».

Конфигурация «1С: Бухгалтерия государственного предприятия. Учебное заведение» укрупненно состоит из следующих подсистем:

• Подсистемы учета студентов и расчетов со студентами.
• Подсистемы бухгалтерского учета в целях исполнения бюджета.•Подсистемы государственных закупок.
Подсистема учета студентов и расчетов со студентами

Кадровый учет студентов
Подсистема кадрового учета предоставляет следующие возможности:

• Учет студентов, проходящих обучение, в разрезе видов получаемых студентом образовательных услуг (при этом на получение различных видов услуг студент может зачисляться как в одну, так и в различные студенческие группы). Видом образовательных услуг могут быть основное обучение
• Учет переводов студентов между группами, академических отпусков и т. д.
• Учет отчислений, восстановлений и отчислений в связи с окончанием обучения. В случае, если студент был зачислен на получение различных видов образовательных услуг, по каждому виду услуг отчисления могут производиться независимо от других. Например, студент оканчивает обучение на определенном курсе, но при этом продолжает основное обучение или обучение на других курсах.
• Назначение стипендий и отмена назначенных стипендий.
• Назначение льгот и отмена назначенных льгот. При этом по каждому виду образовательных услуге льготы назначаются/отменяются отдельно. Студенту может быть назначено несколько различных льгот по одному виду образовательных услуг одновременно.
• Формирование отчетности по студентам организации и по кадровой истории студентов в учебном заведении.
• Перенос отчисленных или закончивших обучение студентов в архив, для скрытия неиспользуемой информации.

Учет взаиморасчетов со студентами

Подсистема расчетов со студентами предоставляет следующие возможности:

• Формирование тарифов на оплату за обучение (в валюте регламентированного учета) для каждой группы отдельно, либо для всей организации в целом. При этом тариф по каждому виду образовательных услуг назначается отдельно.
• Установка ставок для расчета льгот (в процентах) и стипендий (в валюте регламентированного учета).
• Автоматический расчет оплаты, отражение дебиторской задолженности контрагентов-получателей образовательных услуг в бухгалтерском учете, формирование документов реализации услуг на основании расчетов по оплате, выставление счетов покупателям образовательных услуг. По каждому виду образовательных услуг для одного и того же студента контрагентом-получателем могут быть различные контрагенты (например, студент может проходить основное обучение за счет определенной организации, а обучаться на курсах — за свой счет).
• Сверка начислений для списка студентов, получающих образовательные услуги, позволяющая проверить, всем ли студентам была начислена оплата за обучение в определенном периоде
• Учет задолженности студентов в разрезе образовательных услуг и учебных периодов, за которые возникла задолженность.
• Отчетность по задолженностям с расшифровкой по периодам.
• Реализована схема расчетов с одним контрагентом за обучение нескольких студентов.
• Учет авансов от студентов в оперативном и бухгалтерском учете и погашение авансов при начислении последующих оплат
• Расчет начислений стипендий студентам, отражение кредиторской задолженности в бухгалтерском учете при начислении стипендии.
• Сверка расчета для списка студентов для выявления студентов, которым не начислена назначенная стипендия в определенном периоде.

Учет выплат стипендий.

Предусмотрена возможность получения оперативных данных на основании данных бухгалтерского учета, либо данных бухгалтерского учета на основании оперативных данных. Реализована возможность оформления выплат одним расходным кассовым ордером по всему списку студентов из ведомости, либо отдельным расходным кассовым ордером для каждого студента. Также возможно оформление выплаты стипендий через банк (зачисление на карточные счета) с формированием swift-файла.
Подсистема бухгалтерского учета в целях исполнения бюджета

Бухгалтерский учет и отчетность
Подсистема учета исполнения бюджет предоставляет возможность ведения бухгалтерского учета в разрезе статей классификации расходов. Каждая статья классификации расходов представлена четырьмя разрезами — измерениями классификации.

Регистрация хозяйственных операций бухгалтерского учета в разрезе бюджетных статей классификации расходов не сказывается на привычной пользователю работе с большинством бухгалтерских документов. Классификация расходов назначается аналитике бухгалтерских операций, и определяется в момент проведения, без участия пользователя. Таким образом, пользователю нет необходимости запоминать корректные классификации для бухгалтерских операций.
Для каждого элемента справочника, выступающего в роли аналитического разреза бухгалтерских операций (субконто), предусмотрена возможность указать определенную статью классификации расходов.

Каждая сторона бухгалтерской проводки — дебет и кредит — имеют собственную аналитику. При проведении документа для каждой стороны проводки просматривается аналитика. Если для стороны проводки задано несколько разрезов аналитики (то есть на стороне проводки имеется несколько заполненных субконто, для каждого из которых задана классификация расходов), то выбирается разрез аналитики с наивысшим приоритетом (на схеме самый наивысший приоритет имеют элементы справочника Статьи затрат, а наименьший — элементы справочника Доходы).

Статья классификации расходов, заданная для выбранного разреза аналитики, запоминается системой. Если статья классификации расходов определена на стороне кредита, то именно она и будет взята как статья классификации расходов бухгалтерской операции. Если на кредитовой стороне проводки не найдено разрезов аналитики, то берется статья классификации расходов, определенная по дебетовой стороне проводки.
Предусмотрена возможность формирования стандартной бухгалтерской отчетности в разрезе статей классификации расходов (с группировкой и/или отбором). Для этого реализован специальный набор специализированной отчетности, повторяющий набор стандартной бухгалтерской отчетности.

Учет исполнения планов финансирования
В конфигурации предусмотрена возможность ввода планов финансирования в разрезе статей классификации на год и отслеживания фактического исполнения планов на основании данных бухгалтерского учета.

Документ «План финансирования» может работать в двух режимах:
• Формирование плана финансирования — занесение первоначального плана финансирования.
• Корректировка плана финансирования — внесение изменений в ранее составленный план финансирования с целью увеличения или уменьшения утвержденных сумм финансирования.

Проанализировать фактическое исполнение плана финансирования можно при помощи специализированного отчета «Отчет об исполнении сметы расходов».

Раздел данных о финансировании в отчете заполняется исходя из информации, занесенной документами План финансирования. Данные по кассовым и фактическим расходам собираются на основе данных о бухгалтерских движениях в разрезе статей бюджетной классификации.

В отчете можно указать порядок вывода необходимых группировок по статьям бюджетной классификации. Для данных целей служит область Группировка панели настройки отчета, аналогичная одноименной области бухгалтерских отчетов.

Кадровый учет и расчет заработной платы
В конфигурации предоставлена возможность расчета заработной платы и учета расчетов с работниками в разрезе статей классификации расходов (источников финансирования, функциональной и экономической классификации расходов). Расчет заработной платы по статьям классификации производится автоматически в соответствии с данными кадрового учета.

Кадровый учет и расчет заработной платы имеют ряд особенностей, обусловленных спецификой учета в государственных предприятиях, наиболее важной из которых является распределение результатов расчета начислений, удержаний, налогов, взносов и отчислений по статьям классификации расходов. Результат распределения по статьям представлен в нижней части формы первичных документов, в табличной части «Распределение начислений по классификации». При необходимости, пользователь может изменять результаты расчета, либо заново выполнить автоматическое распределение без пересчета суммы начисления.

Поддерживается распределение одного начисления сотрудника по нескольким статьям классификации, а также предусмотрена возможность задать единую статью классификации для всех начислений работников подразделения.
Для задания распределения начисления отдельного сотрудника по классификациям используются данные кадрового учета. Для этого в документах «Прием на работу в организацию» и «Кадровое перемещение организаций» на закладке «Начисления» к каждой строке табличной части начислений, в нижней табличной части («Распределение начислений по классификациям»), указывается список статей классификации, на которые необходимо относить данное начисление. Начисление можно отнести целиком (если указывается одна строка классификации), либо распределить на несколько статей в соответствии с указанными пропорциями в колонке «Доля ставки».

Размер основных начислений (например, должностной оклад) по умолчанию рассчитывается автоматически в зависимости от параметров, указанных на закладке «Работники», где указывается тип сотрудника (государственный служащий, рабочий и т.д.), категория реестра должностей/квалификационный разряд и стаж. В зависимости от данных параметров и коэффициентов, заданных для каждого разряда/категории, а также ставки БДО, происходит расчет размера основных начислений.

Для исчисления доплат и надбавок предусмотрена возможность использования размера базового должностного оклада.
Для сотрудников, размер основных начислений которых зависит от величины стажа, предусмотрен автоматический пересчет стажа и размера начислений ежемесячно (для тех, у кого в определенном месяце изменяется число полных лет стажа). Пересчет производится и утверждается при помощи специализированного документа

«Приказ об изменении окладов работников организации».
Удержания, налоги, сборы и отчисления, исчисленные для работника, распределяются по статьям классификации пропорционально суммам начисленных доходов по данным статьям. При этом можно получить подробный отчет о результатах распределения.

В том случае, когда начисления производятся по одной статье классификации, а удержания, налоги, сборы и отчисления с данной суммы начислений следует отражать по другой статье, существует возможность настройки соответствий специфик удержаний спецификам начислений, с суммы которых данные удержания исчисляются.
Выплата заработной платы работникам производится в разрезе статей классификации расходов.

Шаблоны классификации расходов
В системе поддерживается механизм шаблонов для хранения готовых наборов статей классификации, доступных для подстановки в различных справочниках и документах. Данный механизм позволяет облегчить ввод часто используемых статей классификации расходов, а также подсказать пользователю корректные статьи.

Списки шаблонов формируются пользователем.
Можно ограничивать область видимости шаблонов определенными областями использования (для начислений, для удержаний, для субконто и т.д.) либо пользователями.

Государственные закупки
Формирование годового плана государственных закупок
Учетную цепочку подсистемы государственных закупок, можно представить в виде следующей схемы:

Формирование годового плана государственных закупок возможно несколькими способами:
• На основании планов закупок подразделений — специализированных документов, отражающих потребность подразделения в товарах, работах и услугах на год.
• На основании фактических бухгалтерских данных по закупкам за предыдущий/текущий год.
Предусмотрена возможность интеграции с приложением MS Excel, что позволяет:
• Переносить годовые планы и планы закупок подразделений из листов MS Excel.
• Выгружать годовой план в шаблон, предоставленный на сайте электронного портала государственных закупок (http://www.goszakup.gov.kz/) в формате MS Excel, для последующей загрузки данного файла на сайт, согласно правилам, описанным на портале.

В течение года возможны корректировки годового плана. Предусмотрена возможность формирования печатных форм по произведенным корректировкам и версиям годового плана.
Предоставлена возможность составления отчетности по годовому плану и отслеживание номенклатурных позиций годового плана, которые были закуплены в количестве и сумме меньших/больших, чем запланировано.

Текущие закупки в рамках годового плана государственных закупок и проведение конкурсов
Для организации процесса текущих закупок в течение года предусмотрена заявочная система.
Осуществляется сбор заказов от подразделений на приобретение в ближайшее время товаров, работ и услуг в рамках годового плана государственных закупок. При оценке/утверждении заказа возможно отслеживание превышения количества запрошенных номенклатурных позиций над годовым планом при помощи инструмента анализа.

Регистрация проведения конкурсов по государственным закупкам осуществляется на основании накопленных заказов подразделения на приобретение товаров, работ и услуг. Факт проведения конкурса регистрируется в объявлении о проведении конкурса.

Объявление о проведении конкурса формируется автоматизировано на основании веденных заказов подразделений в том варианте, который указывает пользователь при его создании.

Вариантов формирования объявлений несколько, и они определяют, будут ли в объявление перенесены все номенклатурные позиции из заказов подразделений, либо будет произведен ручной отбор, либо отбор по способам закупки.

Конкурс может проводиться в несколько этапов. Предусмотрены различные печатные формы для формирования объявлений о проведении конкурсов и вывода прочей информации.

Подведение итогов конкурса происходит в автоматизированном режиме, с учетом принятых ценовых предложений поставщиков. В случае частичного исполнения конкурсной заявки возможно повторное проведение конкурса с учетом уже подведенных итогов. Предусмотрено автоматизированное формирование новых конкурсов на основании невыполненных или выполненных не полностью объявлений о проведении конкурса.
В итогах определяются победители с указанием позиций, количества и суммы.

Внимание!!! Итоги могут быть загружены с портала государственных закупок, из раздела «Решение об утверждении итогов государственных закупок способом запроса ценовых предложений». Для этого имеется обработка, позволяющая обрабатывать сохраненные в виде фалов решения.
Регистрация и отслеживание исполнения договоров по государственным закупкам
На основании подведенных итогов конкурса формируется документация и производится отслеживание фактического исполнения — закупа и расчетов с поставщиками.

По итогам проведенных конкурсов государственных закупок формируются документы заключения договоров с поставщиками.
Далее, при поступлении товаров, услуг и работ по данным договорам, а также при проведении расчетов по ним, происходит автоматическое отслеживание исполнения договора и расчетов по нему. В итоге возможно формирование отчетности с учетом фактического исполнения договоров, а также расчет сумм к оплате с учетом неоплаченных авансов или поступлений.

Предусмотрены механизмы:
• Автоматизированного отслеживания исполнения договоров по бухгалтерскому учету.
• Автоматизированного формирования документов поступления товаров, работ и услуг на основании договоров по государственным закупкам.
• Автоматизированного формирования платежных поручений на оплату поставщикам на основании сведений об авансах по договорам и оформленных поступлений.