ОБЩЕПИТ ДЛЯ КАЗАХСТАНА — Подробное описание

Характеристика конфигурации
Программный продукт «1С: Общепит» предназначен для автоматизации бухгалтерского, налогового и оперативного учета на предприятиях и в подразделениях общественного питания различного масштаба: ресторанах, барах, кафе, столовых, производственных цехах и т.д.
Конфигурация позволяет использовать «прямую» и «обратную» схемы документооборота (выпуск-реализация или реализация-выпуск), связанного с производством и реализацией продуктов питания. Автоматизировано оформление поступления выручки от розничной реализации продуктов питания в торговых точках с использованием различных способов оплаты (наличными, талонами, клубными картами и т.д.) и предоставлением скидок по дисконтным картам.

Основные возможности конфигурации:

Ведение списков рецептур:

• Поддержка использования схемы «блюдо в блюде» с неограниченным количеством уровней вложенности.
• Автоматическое формирование калькуляционных карточек и технологических карт на основании введенных рецептур.
Гибкие схемы списания продуктов, используемых на приготовление блюд согласно рецептурам приготовления:
• Использование списков взаимозаменяемых продуктов (аналогов).
• Инструменты для анализа наличия на складах необходимых ингредиентов и оформления операций перемещения продуктов на склад кухни.
• Механизм списания специй с минимальной погрешностью вычислений.
Оформление производственных операций разделки/разукомплектации.
Учет калорийности и энергетической ценности продуктов.
Учет запасов в различных единицах измерения, гибкая настройка правил пересчета между единицами измерения.

Отражение в учете результатов розничной торговли и обмен с фронт-офисными системами:
• Подключение торгового оборудования для обмена данными.
• Обмен с конфигурацией «1С: Ресторан».
• Обмен с конфигурацией «1С-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе».
Конфигурация поставляется в защищенном с помощью программно-аппаратного комплекса виде и содержит программные модули, не доступные для изменения пользователем.

Автоматизация документооборота
Обычно документооборот, связанный с производством блюд на предприятиях общественного питания, может строиться по следующим основным схемам:
• Сначала осуществляется выпуск блюд, а потом оформляется их реализация (прямая схема) — эту схему документооборота удобно использовать в том случае, когда все блюда готовятся заранее.
• Выпуск блюд и списание ингредиентов регистрируются по результатам данных о реализации (обратная схема) — эта схема обычно используется, когда запланировать объем выпуска блюд невозможно и они готовятся по мере поступления заявок.

Конфигурация «1С: Общепит» позволяет вести документооборот по обеим схемам. Для этого в конфигурации используются средства ввода документов на основании.

Прямая схема
Реализацию документооборота, построенного по прямой схеме, рассмотрим на примере обычной столовой. В этом случае на предприятии могут оформляться следующие операции:
• Формирование плана-меню.
• Формирование требования на получение сырья из кладовой.
• Перемещение необходимых продуктов на склад кухни.
• Списание продуктов питания в производство.
• Поступление готовой продукции из производства.
• Реализация готовой продукции потребителям.
• Поступление денежных средств.

Планирование выпуска продукции
Для отражения производства блюд используется документ «Выпуск продукции». На этапе планирования документ необходимо записывать без проведения. В нем заполняется список блюд, намеченных к приготовлению, их количество и рецептуры приготовления.

Для управления режимом списания ингредиентов, в зависимости от наличия остатков продуктов на месте приготовления, заполняются два реквизита:

• Использование аналогов — режим подстановки взаимозаменяемых продуктов (можно установить автоматическую замену в зависимости от наличия остатков сырья, управлять заменой вручную или отключить использование взаимозаменяемых продуктов).
• Использование полуфабрикатов — режим приготовления вложенных блюд и полуфабрикатов (также можно использовать автоматическую установку полуфабрикатов к приготовлению, ручное управление приготовлением или брать полуфабрикаты со склада, и отключить их приготовление).

Формирование требования в кладовую
По заданному списку блюд, намеченных к приготовлению, автоматически формируется список необходимых ингредиентов.
В списке ингредиентов выводится количество ингредиентов по норме (согласно рецептурам) и по факту (фактическое списание ингредиентов). Величину фактического списания можно скорректировать вручную или заполнить автоматически в соответствии с наличием продуктов на складе места приготовления.
Те строки, в которых факт отличается от нормы, выделяются красным цветом. При необходимости, данные о недовложениях ингредиентов можно вывести в печатную форму.
Сведения о наличии недостающих ингредиентов на складах организации можно вывести в печатную форму «Ведомость наличия ингредиентов по организации».

Когда фактический расход ингредиентов настроен, можно вывести данные о необходимых продуктах в печатную форму. Печатная форма «Заявка на склад» показывает, какие продукты нужно затребовать для приготовления указанного перечня блюд с учетом приготовления полуфабрикатов и замены продуктов аналогами.

Перемещение продуктов на склад кухни
Для того, чтобы оформить перемещение необходимых продуктов на кухню, можно открыть обработку «Перемещение ингредиентов».
В этой обработке наглядно показываются данные о наличии остатков, доступных к перемещению на склад кухни. Перемещение продуктов можно настроить вручную или автоматически (по нехватке или по норме). По данным настройки порядка перемещения продуктов на склад кухни будут сформированы документы «Перемещение ТМЗ».
Списание продуктов в производство и поступление готовой продукции
Для оформления списания ингредиентов и прихода готовой продукции не требуется использование отдельных документов. При проведении документа «Выпуск продукции» будет выполнено списание ингредиентов с учетом подстановки взаимозаменяемых продуктов и готовки полуфабрикатов, а также оприходование готовой продукции. Оприходование полуфабрикатов и вложенных блюд не осуществляется.
На основании документа выпуска продукции можно заполнить перемещение готовой продукции на склад реализации.
Реализация готовой продукции
Документы реализации могут быть заполнены на основании документа выпуска продукции. Для оформления оптовой реализации используется документ «Реализация ТМЗ и услуг», а для отражения розничной реализации — документ «Отчет о розничных продажах».

Документ «Отчет о розничных продажах» фиксирует в информационной базе:
• отгрузку товаров;
• получение оплаты от покупателей различными способами (наличными, по талонам, по клубным картам, по дисконтным картам и т.п.);
• поступление выручки от реализации в кассу;
• регистрация налогов НДС и Акциз.
Документ «Отчет о розничных продажах» может быть заполнен по данным инвентаризации готовой продукции на складе.

Поступление денежных средств
Поступление денежных средств оформляется типовыми средствами — с помощью документов «Платежное поручение входящее» или «Приходный кассовый ордер».
Документ «Приходный кассовый ордер» может быть заполнен на основании документа «Отчет о розничных продажах». Вид операции документа устанавливается в значение «Прочий приход денежных средств».

Обратная схема
Схема документооборота «реализация — выпуск» (обратная схема) применяется при потоковом выпуске продукции, когда блюда готовятся по мере поступления заказов. Отражение производства блюд при этом оформляется в конце смены по результатам розничной торговли. Рассмотрим, каким образом можно с помощью конфигурации «1С: Общепит» автоматизировать документооборот, построенный по этой схеме.

Последовательность регистрации операций может быть следующей:
• Ввод результатов розничной реализации блюд за смену.
• Заполнение списка выпущенной продукции.
• Составление списка затраченных на приготовление ингредиентов: 1.
• Поступление и перемещение продуктов питания.
• Списание израсходованных продуктов.
Отражение в системе оприходования и отгрузки готовой продукции.
Ввод результатов розничной реализации
Для отражения результатов розничных продаж в бухгалтерском, налоговом и оперативном учете используется документ «Отчет о розничных продажах». Документ можно заполнить по данным фронт-офисных систем:
• обмен данными с конфигурацией «1С-Рарус: Ресторан + Бар + Кафе»;
• подключение и обмен данными с контрольно-кассовыми машинами, функционирующими в режиме Off-Line.
Поскольку документ «Отчет о розничных продажах» регистрирует отгрузку готовой продукции, на данном этапе выполнять проведение документа нельзя: продукция, отгрузка которой регистрируется, еще не оприходована.

Заполнение списка выпущенной продукции
На основании документа «Отчет о розничных продажах» может быть заполнен документ «Выпуск продукции». При этом, в него попадут только блюда, для которых заполнены рецептуры приготовления.
При работе с документом «Выпуск продукции» могут использоваться те же возможности, которые применяются при ведении документооборота при Планирование выпуска продукции.
Составление списка затраченных ингредиентов
По данным списка приготовленных блюд и их рецептур в документе «Выпуск продукции» автоматически формируется список ингредиентов, затраченных на приготовление.
Необходимо скорректировать данные о списании затраченных ингредиентов: проанализировать учетное количество ингредиентов на складе кухни и в случае обнаружения нехватки выяснить, каким образом проблема нехватки продуктов была решена. При необходимости можно ввести данные о поступлении и перемещении продуктов на склад кухни.
Поскольку при работе по схеме «реализация — выпуск» списание осуществляется задним числом, то точность такого списания сложно проконтролировать. В связи с этим необходимо чаще проводить инвентаризацию остатков в местах приготовления блюд.
Отражение оприходования и отгрузки готовой продукции
При проведении документа «Выпуск продукции» будет выполнено списание израсходованных ингредиентов, а также оприходование готовой продукции.
После последовательного восстановления операций, связанных с реализацией готовой продукции, необходимо выполнить проведение документов. В первую очередь выполняется проведение документа «Выпуск продукции» — происходит списание сырья и оприходование готовой продукции. Затем можно провести документ «Отчет о розничных продажах» — будет списана проданная потребителям продукция.
Сведения о продуктах питания
Списки блюд, полуфабрикатов и продуктов питания, используемых для приготовления, заносятся в справочник «Номенклатура». При работе с конфигурацией необходимо указать данные номенклатуры, которые необходимы для работы подсистемы «Общепит».

Единицы измерения — на этой закладке добавляют единицы измерения, которые будут использоваться для данной номенклатуры, а также коэффициенты для пересчета между единицами измерения.

Это необходимо для того, чтобы можно было рецептуры вести в единицах измерения, отличных от базовой единицы измерения учета номенклатуры. Например, когда учет запасов растительного масла мы ведем в литрах, а в рецептуре мы указываем граммы или килограммы.
Пересчет единиц измерения можно устанавливать для каждой номенклатуры в отдельности или для всей номенклатуры.
Для каждой номенклатурной позиции или для блюд можно задать показатели пищевой ценности.

Это может быть информация о калорийности блюда, о химической ценности, о витаминах или любые другие числовые показатели, которые определяют пищевую ценность продукта. Показатели пищевой ценности заполняются для вывода их в печатные формы.
На закладке «Потери при обработке» можно указать потери веса продукта при холодной и горячей обработке во время приготовления блюда. Эти данные используются для автоматического расчета веса нетто и выхода продукта при заполнении рецептур приготовления.
Для тех случаев, когда во время приготовления блюда нехватку одного продукта компенсируют за счет использования аналогичного продукта, ведется список взаимозаменяемых продуктов (аналогов).

Подстановка замен ингредиентов может выполняться как в автоматическом режиме, так и вручную. Для выполнения замен будут доступны только значения, указанные в списке аналогов заменяемого ингредиента.

Ведение списка рецептур
Ведение списка рецептур в конфигурации «1С: Общепит» производится в справочнике «Спецификации номенклатуры».
Для удобного просмотра и редактирования рецептур используется специальная форма.

Форма разделена на три части:
• слева выводится список номенклатуры;
• справа вверху отображается список рецептур той номенклатуры, которая выбрана слева;
• ниже списка рецептур отображается состав выбранной рецептуры.

В конфигурации выделяется три вида производственных операций подсистемы «Общепит»:
• Приготовление блюд.
• Разделка продуктов на части.
• Разукомплектация блюд по ингредиентам.

Для каждой операции предусмотрен отдельный вид рецептуры:
Рецептура приготовления
При заполнении рецептуры приготовления количество ингредиента, которое будет расходовано на приготовление блюда, можно указывать в любой единице измерения.
Автоматически выполняется расчет веса брутто, веса нетто и выхода ингредиента в готовом блюде.
Брутто = КолИНГ*КВеса
где КолИНГ- это количество ингредиента, а KВеса — коэффициент пересчета на вес.
Нетто = Брутто * (100 — ПотериХО)/100
Выход = Нетто * (100 — ПотериГО)/100
При необходимости, рецептуры можно заполнять в обратном порядке: указать выход ингредиента, и по нему рассчитать вес нетто, вес брутто и количество в заданной единице измерения.
Нетто = Выход * 100 / (100 — ПотериГО)
Брутто = Нетто * 100 / (100 — ПотериХО)/100
КолИНГ=Брутто/КВеса
Для использования вложенных блюд и полуфабрикатов, в табличной части «Ингредиенты» заполняется колонка «Спецификация вложенная». В ней указывается рецептура приготовления вложенного блюда или полуфабриката. Количество уровней вложенности рецептур не ограничено.
В отдельной табличной части указываются специи. Для учета специй предусмотрен Учет специй.
По данным рецептуры можно сформировать печатную форму «Технологическая карта».

В печатной форме выводятся все ингредиенты, необходимые на приготовление блюда, в том числе ингредиенты, используемые на приготовление вложенных блюд и полуфабрикатов.
В конфигурации предусмотрен отчет «Калькуляционная карточка», который позволяет рассчитать стоимость продуктов, необходимых на приготовление блюда и среднюю стоимость одной порции продукции.

Расчет стоимости может осуществляться либо по средневзвешенной цене номенклатуры по всем складам, либо по ценам номенклатуры, заданным в информационной базе.
Рецептура разделки
Разделка предполагает разделение некоторой цельной номенклатуры на части. Например, разделка мясной туши.

Каждая составная часть представляет собой долю от исходной номенклатуры. Характерной особенностью этой операции является то, что количество получаемых ингредиентов задается в процентах от количества исходной номенклатуры. Поэтому при заполнении рецептуры разделки не используются единицы измерения, а также нет необходимости указывать количество исходной номенклатуры.

Рецептура разукомплектации
Операция разукомплектации может применяться для разборки блюд, ингредиенты которых не подвергались обработке, и блюда могут быть разделены на составляющие.

При заполнении рецептуры разукомплектации указывается исходная номенклатура, ее количество и единица измерения номенклатуры, а в табличной части вводится список ингредиентов получаемых в результате разукомплектации, а также их количество и единицы измерения

Учет специй
Для списания таких ингредиентов блюд, как специи, реализован специальный механизм. Этот механизм целесообразно использовать в том случае, когда в пределах одного выпуска продукции расход специи так мал, что нет смысла отражать этот расход в информационной базе, потому что такое списание может привести к накоплению погрешности.
Механизм списания специй устроен следующем образом:
Продукты, которые должны списываться как специи, вводятся в табличную часть «Специи» рецептуры приготовления.
Для того, чтобы увеличить точность, замер расхода ингредиента делается на такое количество блюда, при котором величина расхода будет существенна. В таком виде данные заносятся в рецептуру.

При проведении документа «Выпуск продукции», специи не списываются вместе с другими ингредиентами. В информационной базе делается запись в специальном регистре, в котором накапливаются данные о списании специй.

Когда количество выпущенных блюд за период достигает достаточной величины, можно списать специи, израсходованные на выпуск продукции с минимальной погрешностью. Для этого используется документ «Списание специй».

Этот документ заполняется по накопленным данным о выпуске продукции. При необходимости можно скорректировать величину фактического расхода специи.
При проведении документа со склада будут списаны указанные специи, а данные о накоплении специй к списанию будут обнулены.
Документ «Списание специй» используется периодически. Периодичность определяется пользователем самостоятельно, в зависимости от того как быстро накапливаются данные для списания.

Разделка и разукомлектация
В конфигурации «1С: Общепит» предусмотрена возможность регистрации в системе операций разделки и разукомплектации. Для этого используется документ «Разделка».
Вид операции документа определяется по виду рецептуры, указанной в шапке документа. Документ «Разделка» регистрирует операции разделки или разукомплектации в бухгалтерском учете с отражением их на счетах производственного учета.
Разделка предполагает разделение некоторой цельной номенклатуры на части. Например, разделка мясной туши. Каждая составная часть представляет собой долю от исходной номенклатуры. Характерной особенностью этой операции является то, что количество получаемых ингредиентов задается в процентах от количества исходной номенклатуры. Для оформления операции разделки предусмотрен специальный вид рецептуры «Разделка».

Операция разукомплектации может применяться для разборки блюд, ингредиенты которых не подвергались обработке, и блюда могут быть разделены на составляющие. Для оформления этой операции используются рецептуры, у которых установлен вид «Разукомплектация».
Розничные продажи, подключение торгового оборудования, обмен с фронт-офисными системами
Реализация товаров в розницу обычно характеризуется высокой степенью оперативности и большим количеством операций, что накладывает специфические требования на используемое программное обеспечение. Системы, автоматизирующие процессы взаимодействия с клиентами (в том числе продаж товаров) относят к так называемым фронт-офисным системам. Программный продукт «1С: Общепит» предназначен для автоматизации бэк-офиса. Конфигурация не включает средства для оперативной регистрации продаж, однако предусмотрены средства для отражения результатов розничной торговли.

Для отражения результатов розничных продаж за смену в бухгалтерском, налоговом и оперативном учете используется документ «Отчет о розничных продажах», который фиксирует:
• отгрузку товаров;
• получение оплаты от покупателей различными способами (наличными, по талонам, по клубным картам, по дисконтным картам и т.п.);
• поступление выручки от реализации в кассу;
• регистрация налогов НДС и акциз.
Ввод данных о результатах розничной продажи может быть автоматизирован различными способами:
• По результатам проведения инвентаризации

На складе розничной торговой точки (столовая, кафе, ресторан и т.д.) проводится инвентаризация остатков приготовленных блюд и товаров, результаты проведения инвентаризации оформляются в учетной системе документом «Инвентаризация ТМЗ на складе», на основании которого вводится и автоматически заполняется документ «Отчет о розничных продажах». При этом количество проданных товаров определяется как отрицательная разница между учетным количеством товара на складе и количеством, полученным по результатам инвентаризации.
Такой способ оформления розничных продаж характерен для торговых точек, где по тем или иным причинам нет возможности загрузки сведений о продажах из контрольно-кассовой машины (так называемые неавтоматизированные торговые точки).
• По сведениям о количестве приготовленных блюд

Если был оформлен документ «Выпуск продукции», то на его основании может быть введен и заполнен документ «Отчет о розничных продажах» с расчетом сумм по ценам реализации.
• В результате обмена с контрольно-кассовыми машинами, функционирующими в режиме «Off-Line»
Подключение ККМ в режиме «Off-Line» предполагает взаимодействие с ККМ как с автономной системой в режиме обмена данными. Механизм взаимодействия с ККМ, подключенной в режиме «Off-Line», предполагает следующий порядок работы:
• Выгрузка из учетной системы списка товаров в ККМ.
• Регистрация продаж на ККМ.
• Загрузка отчета о продажах за смену из ККМ.
Возможна разработка программного обеспечения для подключения других моделей ККМ.

В результате обмена с фронт-офисными системами
В состав программного продукта «1С: Общепит» включены механизмы обмена данными со следующими конфигурациями:
• «Управление торговлей для Казахстана».
• «1С: Ресторан».

Обмен данными позволяет автоматизировать оформление розничных продаж в бухгалтерском, налоговом и оперативном учете.
Возможна разработка программного обеспечения для обмена данными с другими фронт-офисными системами.